Dicas para decorar o seu escritório

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Algumas dicas para decorar o seu escritório dentro de casa de forma a fazer mais, melhor e com mais vontade sempre que tenha algum trabalho “fora de horas”.
Um portátil e o sofá podem até ser uma excelente combinação para uma rápida ligação ao email, um apontamento num projecto que tem entre mãos ou uma revisão de última hora para a reunião do dia seguinte, mas não são certamente a solução para quem precisa com frequência de trabalhar a partir de casa. Quer seja uma divisão ampla ou um pequeno canto na sotão, o essencial é que a zona dedicada para trabalhar em casa seja um espaço confortável, acessível e prático. Damos-lhe algumas dicas para decorar o seu escritório dentro de casa de forma a fazer mais, melhor e com mais vontade sempre que tenha algum trabalho “fora de horas”.

• Preocupe-se em criar uma zona totalmente independente do resto da casa. Por uma questão de privacidade, para se refugiar um pouco da confusão da vida “familiar”, é importante demarcar bem o espaço reservado para o trabalho, ainda que possam não existir divisões físicas.
  
• Escolha peças que, de alguma forma, lhe transmitam tranquilidade e inspiração. O segredo da produtividade passa também por um ambiente relaxante e confortável . Se quiser, inclua alguns elementos pessoais, como um quadro, uma fotografia ou o seu livro preferido.
• Um espaço caótico ou que misture vários estilos não contribui para um trabalho criativo e produtivo como se ambiciona. Utilize uma linha de inspiração, que possa servir de base para a escolha das peças, harmonizando o espaço o mais possível.
  
• Na escolha de cores, os tons claros são os mais indicados. Poderá optar por pequenos apontamentos em tons fortes, mas no geral as cores mais escuras diminuem o ambiente, tornando-o mais pesado.
  
• Não descure a questão da arrumação. Tudo depende do espaço disponível, mas é importante conseguir manter esta área o mais organizada e “limpa” possível para não prejudicar o tempo dedicado às suas tarefas profissionais.
  
• Uma boa iluminação é essencial para criar o ambiente do seu escritório e para proteger a saúde dos seus olhos! A melhor opção é a luz fria (lâmpadas fluorescentes) de cor branca, porque aquece menos o ambiente e é menos cansativa para a vista. Se quiser manter um espaço mais acolhedor, o ideal é ter uma boa iluminação de tecto de intensidade regulável e uma boa luz de apoio para a secretária.
  
• Tenha especial atenção à ventilação e temperatura. Quer opte pelo ar condicionado ou por uma solução mais natural, adaptada ao espaço em questão, a preocupação deverá ser sempre a do conforto máximo.

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O melhor “ambiente” de trabalho

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Seguindo a tendência geral, também nós decidimos alertar à sua consciência ambiental e reunir o guia essencial para o ajudar a transformar o seu local de trabalho num “amigo do ambiente”.

Para além das “7 Maravilhas”, que estão no topo das atenções mediáticas, o dia 7 de Julho foi também a data escolhida para a realização do Live Earth, um evento à escala mundial que reúne bandas e músicos internacionais com o objectivo de alertar para os problemas relacionados com o aquecimento global. Seguindo a tendência geral, também nós decidimos alertar à sua consciência ambiental e reunir o guia essencial para o ajudar a transformar o seu local de trabalho num “amigo do ambiente”.

• Elabore um diagnóstico ambiental. Um levantamento dos factores ambientais associados à actividade da empresa, na perspectiva de se avaliar o nível de cumprimento da legislação ambiental é o primeiro passo para uma empresa mais ecológica. Desta forma, é possível prioritizar as necessidades de intervenção, identificando as oportunidades de minimização do impacto ambiental.
  


• De pequenos gestos se fazem grandes mudanças. Comece a mudar o seu comportamento e, pouco a pouco, tente inspirar aqueles que o rodeiam. Acredite que a sua intervenção, ainda que pareça pequena dentro do vasto universo da sua empresa, poderá fazer toda a diferença no futuro.
  


• Reduza o consumo de papel. A opção pelo papel reciclado tem algumas vantagens, mas não elimina por completo o problema do desperdício. É essencial aprender a poupar e reutilizar, e optar por outros meios (como, por exemplo, os electrónicos) sempre que possível.
  


• Opte por produtos e materiais “amigos do ambiente”. Na altura de fazer as compras para a sua empresa, prefira materiais recicláveis e reutilizáveis ou com o “rótulo ecológico” europeu, que identifica os produtos com impacto ambiental reduzido. Para além dos já conhecidos materiais reciclados, existem uma série de produtos que podem ser reaproveitados e reutilizados no ambiente de trabalho.
  


• Elimine o fumo dos locais de trabalho. É essencial que, através de acções comuns entre chefias e equipas, se promovam políticas práticas e eficazes, alertando à consciência colectiva sem prejudicar os interesses e sensibilidades de todas as partes envolvidas.
  


• Promova a racionalização do consumo de água. Existem diversas medidas que podem ser implementadas neste sentido, desde a consciencialização individual à implementação de sistemas de recirculação (nomeadamente, para processos produtivos). A redução do consumo de água, em conjunto com os evidentes benefícios ambientais, corresponde a um excelente potencial de redução das despesas da empresa.
  


• Aposte na poupança e boa gestão energética. Através do recurso a material electrónico de baixo consumo, pela implementação de mecanismos de aproveitamento de fontes de energia renováveis ou introduzindo novas tecnologias energéticas é possível reduzir significativamente os consumos de energia. A eficácia energética contribuirá positivamente para o ambiente da sua empresa e para uma redução de custos.
  


• Garanta a qualidade do ar. Bons sistemas de ventilação e um controlo regular da sua manutenção são duas regras essenciais para melhorar a qualidade do ar, sobretudo em espaços de maior dimensão e com elevado número de funcionários.
  


• Organize um clube “ecologista”. Junte alguns colegas de trabalho e desenvolva acções de sensibilização entre todos os departamentos da empresa: actividades em contacto com a natureza, acções de reciclagem, formação em áreas relacionadas com o meio-ambiente... são várias as possibilidades para uma intervenção activa e resultados positivos.
  


• Aposte na separação do lixo. Crie zonas divididas para cada tipo de lixo, identificando o tipo de recolha de cada área. Se a sua empresa trabalhar com materiais tóxicos, tenha especial atenção à forma como estes são eliminados quando deixam de ter utilidade.

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Barreiras à comunicação no trabalho

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Uma comunicação fluida é um requisito indispensável em qualquer ambiente de trabalho. Para o ajudar a melhorar as suas competências nesta área, seleccionámos alguns dos principais obstáculos a uma comunicação eficaz.

• Saber transmitir uma mensagem, garantindo que esta vai ser correctamente percebida por quem a recebe é, sem dúvida alguma, um ponto chave nas relações profissionais. Para o ajudar a melhorar as suas competências nesta área, seleccionámos alguns dos principais obstáculos a uma comunicação eficaz.
  


• Atitudes defensivas/agressivas. Muitas pessoas perdem facilmente a razão quando são confrontadas com uma critica ou um reparo menos favorável, deixando-se levar pelo lado emocional e reagindo de imediato com hostilidade. É importante manter uma postura equilibrada, ouvir o que a outra pessoa tem a dizer e defender a sua opinião com argumentos plausíveis, pois só assim a comunicação se pode fazer de forma eficaz.
  


• Emails confusos, pouco claros. As dificuldades de comunicação associadas a emails tanto podem acontecer quando é partilhada demasiada informação como quando as mensagens são muito sintéticas e acabam por não transmitir uma mensagem compreensível. Sendo o email uma das formas de contacto mais utilizadas no ambiente profissional é necessário ter cuidados extra para evitar este tipo de falhas de comunicação.
  


• Estar desactualizado. Transmitir informação desactualizada ou dar uma opinião sem estar munido de todos os dados relevantes pode gerar confusão nos seus destinatários, que ficam sem perceber se a situação voltou a um passo anterior ou se quem comunica está errado. Certifique-se sempre em que ponto da discussão se encontra e reuna todos os elementos necessários para saber do que se trata.
  


• Falar muito. É um erro pensar que o segredo de uma boa comunicação está no excesso de informação transmitida. Seja com um cliente, um colega ou mesmo o seu chefe, o facto de não se cingir à informação essencial e fazer perder muito tempo com pormenores irrelevantes, faz com que a paciência se esgote rapidamente e a atenção ao que está a dizer se perca, com prejuízo para informações que poderiam ser realmente importantes.
  


• Apresentações/Discursos. Não transforme as suas exposições orais em momentos aborrecidos para a audiência, seja em apresentações para clientes ou em simples reuniões de equipa. Se não se preocupar em estabelecer uma relação de proximidade com a audiência, corre o risco de facilmente perder a sua atenção e de não conseguir fazer chegar a sua mensagem.
  


• Não “olhar para fora”. Quando uma pessoa está muito “por dentro” de um determinado assunto acaba, muitas vezes, por assumir que os outros têm a mesma familiaridade com o tema fazendo com que não seja muito esclarecedora.
  Não ouvir. Para bem comunicar, saber ouvir é tão importante como saber falar. Aprenda a assimilar e compreender a informação que lhe está a ser transmitida e deixe o seu interlocutor chegar ao fim do raciocínio, antes de discordar ou interromper com dúvidas sobre o que está a ser dito.
  


• Não pensar antes de falar. O segredo de uma boa comunicação também passa pelo cérebro. Parece óbvio, mas a verdade é que algumas pessoas não são capazes de transmitir uma mensagem articulada simplesmente porque não pensam nas suas ideias antes de as exporem. Concentre-se mais na mensagem como um todo do que nas palavras, porque é mais fácil encontrar alternativas se surgir uma “branca”.
  


• Não reconhecer que não sabe. Ao contrário do que poderia à partida parecer, não assumir a falta de conhecimentos ou competências em determinada área, apenas faz aumentar a sua vulnerabilidade a discussões infundadas e falhas de comunicação. É preferível escusar-se a dar uma opinião, até aprofundar um pouco o tema, do que falar do que não sabe, originando discussões desnecessárias e pondo em risco a sua credibilidade geral.
  


• Não ser consistente. A comunicação não é só aquilo que dizemos mas também as mensagens que, através do corpo e do olhar, transmitimos a quem nos rodeia. Tentar passar uma mensagem que a sua linguagem corporal está a contrariar é um erro e facilmente detectado pelos seus receptores. Por exemplo, tentar passar uma mensagem de optimismo demonstrando tiques de preocupação e ansiedade irá descredibilizar a mensagem transmitida.
  


• Ouvir música através de auscultadores. As opiniões divergem: algumas pessoas são da opinião que ouvir música diminui a produtividade, enquanto que outras consideram que ajuda a manter a concentração. Quando a música não é comum a todo o espaço de trabalho e para ouvi-la tem de usar auscultadores pode passar a ideia de que prefere estar isolado ou de que está no “mundo da lua”, criando uma barreira forte à comunicação com os seus colegas de trabalho.
  


• Porta fechada. Actualmente já são muitas as empresas que têm openspaces para, entre outras coisas, eliminar barreiras comunicacionais. Mas, em muitas outras empresas, as pessoas continuam em gabinetes e com barreiras físicas a prejudicar a sua comunicação. Nestes casos, manter a porta fechada pode transmitir a ideia de que não quer ser incomodado, devendo reservar a porta fechada para situações em que realmente precisa de alguma privacidade (em reuniões, por ex.) ou para quando for essencial ter algum sossego para concentrar-se.
  


• Seleccionar destinatários. Ser demasiado restritivo ou inclusivo na lista de destinatários de email ou de pessoas convocadas para uma reunião pode gerar mal entendidos ou confusões desnecessárias. Apesar da regra dever ser a da comunicação transparente e sem bloqueios, o excesso de partilha, sobretudo quando abrange quem não tinha qualquer envolvimento na questão, poderá originar alguma desordem e pôr em causa os objectivos propostos.

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A banda sonora do local de trabalho

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Seja na vertente de quem pratica algum instrumento seja para quem canta ou para quem ouve apenas, os efeitos terapêuticos da musica são notórios.

• Diversos estudos comprovaram já os benefícios da música no desenvolvimento racional e emocional do ser humano. Seja na vertente de quem pratica algum instrumento seja para quem canta ou para quem ouve apenas, os efeitos terapêuticos da musica são notórios, em diferentes campos da vida das pessoas. E no ambiente de trabalho, qual poderá ser o papel da música para aumentar a eficiência, produtividade e harmonia?Fomos descobrir como fazer a banda sonora ideal para o seu local de trabalho.
  


• Escolha a música consoante o espaço a que se destina e a finalidade deste dentro da organização. Poderá ser simpático ter música ambiente numa área de recepção mas se calhar já não faz grande sentido impor uma banda sonora “de fundo” a todo o departamento comercial;
  


• Se o tipo de funções que desempenha permitem ter música de acompanhamento, opte por faze-lo em baixo volume ou com headphones de forma a não prejudicar nenhum dos seus colegas de sala. No entanto, lembre-se que, no caso de trabalhar inserido numa equipa, a música “nos ouvidos” não deverá criar barreiras aos contactos com o resto dos seus colegas.
  


• Evite os mais recentes êxitos das pistas de dança ou batidas muito fortes, que causam maior distracção e retiram aquele efeito relaxante e dissuasor de stress que a musica pode ter nos ouvintes;
  


• Os sons do mar, o canto gregoriano ou mesmo as famosas versões tocadas em flautas “pan pipe”, poderão ser do agrado de alguns mas, ao fim de algum tempo, tornam-se certamente repetitivas e monótonas, irritando os ouvidos mais sensíveis.
  


• Opte por música clássica, jazz ou um suave som de blues ou r&b. A principal motivação de trazer música aos ouvidos de quem trabalha é ajudar a manter uma mente repousada e com boas energias.
  


• Se trabalha numa zona em open-space ou partilha o gabinete com mais algum(ns) colega(s) e ter uma banda sonora de fundo é uma ideia que agrada a todos, procure estabelecer algumas regras básicas para o que pode “passar”. Em último caso, faça uma atribuição do “DJ do dia” para que todos possam ter um dia para escolher as suas preferências.
  


• Um espaço de convívio para colaboradores, onde haja possibilidade para ouvir um pouco de música, é uma boa solução para ter um ambiente de trabalho agradável e estimular a produtividade. Por outro lado, garante-se que os colaboradores se mantêm ligados ao trabalho, mesmo durante as pausas de descompressão.
  


• Outra boa opção, já utilizada em algumas empresas e unidades fabris no estrangeiro, são os serviços de rádio “internos”. Nestes casos, durante os períodos de almoço ou a determinadas horas do dia, para além de música, podem passar programas da própria autoria dos funcionários da empresa.

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Aproveitar ao Máximo a Hora de Almoço

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Resista à tentação de fazer da hora do almoço “mais do mesmo” e aproveite para relaxar um pouco e recarregar baterias para passar o resto do dia na sua melhor forma.

• A hora de almoço não tem de servir exclusivamente para a função para que foi originalmente concebida: almoçar. Num horário de trabalho de, no mínimo, oito horas por dia, esta pausa pode ser o único momento para resolver alguns assuntos pessoais e para quebrar um pouco o ritmo de um dia de trabalho. Resista à tentação de fazer da hora do almoço “mais do mesmo” e aproveite para relaxar um pouco e recarregar baterias para passar o resto do dia na sua melhor forma.


• Aproveite para “apanhar ar”. Mesmo que leve almoço de casa ou tenha refeitório na empresa, reserve pelo menos alguns minutos da sua hora de almoço para sair à rua, apanhar um pouco de ar fresco e “perder-se” no movimento exterior.
  Utilize a hora de almoço para tratar de assuntos que não tem hipótese de resolver noutra altura: ir ao banco, aos correios, à farmácia, pagar contas ou até fazer algumas compras para casa. Se possível vá a pé e assim alia algum exercício à utilidade das tarefas que vai desempenhar.


• Aproveite a hora de almoço para conviver. Se tem amigos que trabalham perto de si e com quem não consegue estar noutras ocasiões, porque não combinar um almoço com eles? Procure também ao longo da semana almoçar com diferentes colegas e estender assim a sua rede de contactos.


• E porque não usar a hora de almoço para mimar-se um pouco? Faça compras, vá ao cabeleireiro, manicure, esteticista... É cada vez é mais fácil encontrar SPAs espalhados pelas cidades, especializados em proporcionar bons momentos de descontracção, perfeitamente compatíveis com a hora de almoço.


• Exercite-se um pouco. Se não tiver vontade de passar a hora de almoço “enfiado” num ginásio, dê uns passeios nem que seja a ver as montras das lojas e centros comerciais mais próximos.


• Se é apreciador de arte e tem museus ou galerias perto do seu local de trabalho, aproveite para fazer da sua hora de almoço um momento cultural.


• Aproveite os espaços verdes, esplanadas ou sítios onde possa descontrair-se e estar à vontade. Afaste-se do ambiente “profissional” e leia um livro, uma revista ou um jornal, ou ouça um pouco de música.


• Apesar de ser reconfortante almoçar todos os dias no mesmo sítio, onde as pessoas já conhecem os nossos gostos e quase adivinham o que vamos pedir, de vez em quando é bom experimentar novos sítios, restaurantes internacionais. Enfim, variar um pouco e quebrar a rotina.


• Se não tiver qualquer hipótese de sair à rua, pelo menos “descole” um pouco da secretária. Estique as pernas, dê um passeio no corredor, troque umas palavras com os colegas. Mesmo que seja por breves minutos, é essencial distanciar-se um pouco do trabalho (ainda que só mentalmente).

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Laços pessoais no percurso profissional

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No reverso da medalha, poderá um elo de amizade ou familiar prejudicar o seu percurso profissional?
Seja um amigo de longa data ou um conhecido, um familiar próximo ou um primo afastado, os conhecimentos pessoais são uma excelente forma de se aproximar de uma organização e de facilitar a sua integração dentro da empresa. No reverso da medalha, poderá um elo de amizade ou familiar prejudicar o seu percurso profissional?

As vantagens

• Ter um elemento de contacto dentro de determinada empresa ajuda a saber em primeira mão as necessidades de recrutamento ou vagas que possam surgir. Antes do recurso aos anúncios de emprego, é natural que se procure preencher internamente as vagas existentes ou obter referências de potenciais candidatos junto dos colaboradores.


• Esta é também a melhor forma de tomar contacto com a cultura da empresa e com o ambiente de trabalho existente. Mais do que a informação que é transmitida para o exterior pelas “vias formais” (pelo site da empresa ou pelos meios de comunicação), quem está “no terreno” poderá dar a verdadeira versão do que se passa dentro da organização.


• Na adaptação a um novo emprego, a integração é naturalmente mais fácil se já tiver um ponto de contacto dentro da organização. Seja para lhe mostrar os “cantos à casa” ou para o apresentar ao resto da equipa, ou mesmo para não ficar ao abandono nos primeiros tempos, é sempre bom ter alguém com quem contar.


• Por último, poderá também ser um contributo muito positivo para a sua imagem junto de um potencial recrutador ter referências directas de alguém cujas competências são reconhecidas dentro da empresa. Nesta situação, o empurrãozinho final do seu “conhecimento” poderá fazer toda a diferença.

Desvantagens

• Nem sempre os amigos o são para todas as ocasiões... No caso de estar a querer candidatar-se para um lugar para onde o seu amigo esperava ser promovido, ou para um lugar de chefia do departamento onde este trabalha, poderá vir a sentir alguma relutância da parte deste na sua integração.


• Não assuma que, por ter um contacto prévio na empresa, a sua situação está, à partida, favorecida. Sobretudo no caso de laços familiares fortes, a sua candidatura pode mesmo ser prejudicada pela proximidade existente, pois as empresas tendem a ver com reservas eventuais ligações entre a esfera familiar e profissional.


• O “factor C” ou as “cunhas” são uma realidade incontornável no mercado de trabalho. No entanto, as empresas e, mais concretamente, os seleccionadores, tendem cada vez mais a “fugir” de potenciais situações de favorecimento pessoal que possam pôr em causa a credibilidade e objectividade no cumprimentos das suas funções.


• Ter conhecimentos na empresa poderá ajudar na integração mas também poderá ter o efeito inverso e prejudicar o relacionamento com os restantes colegas de trabalho. Evite cingir-se ao círculo do contacto que já tinha antes de entrar na empresa, e aproveite para conhecer novas pessoas e fazer novas amizades.

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Amizades no trabalho

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Boas relações no trabalho são uma parte fundamental na vida profissional. O trabalho em equipa está na ordem do dia e as estruturas organizacionais giram cada vez mais em torno do valor do “todo” em detrimento do desempenho individual.

Por outro lado, quando somos crianças fazemos amigos em todo o lado: nas férias, na escola, no bairro... as amizades nascem espontaneamente a todo o momento e em qualquer lugar. ~

Com a idade, as coisas tornam-se um pouco mais complicadas e mesmo os mais extrovertidos têm alguma dificuldade em criar novos amigos. Juntando o útil ao agradável, sem dúvida que o local de trabalho é um potencial ponto de partida para novos contactos e relações pessoais. Nem sempre é fácil mas, quando bem conduzido, poderá dar origem a resultados surpreendentes. Verá que muitas amizades para a vida começam entre secretárias, reuniões e computadores.
Não entre em intrigas nem na má-língua de corredor. Se for um habitué dos “mexericos” do escritório não espere facilidades na aproximação aos seus colegas para criar amizades pois o mais natural é tratarem-no com alguma hostilidade.

Queira amigos, não seguidores ou fotocópias de si próprio. Naturalmente que devemos ter coisas em comum com as pessoas com quem nos damos, mas sem tirar a individualidade e diferenças de cada um.

Terá muito mais a aprender e a ganhar com quem é diferente de nós.
Não espere resultados imediatos. Uma boa amizade não se faz da noite para o dia, vai-se construindo aos poucos, por pequenos passos. Saiba deixar a aproximação fazer-se gradualmente, e dê tempo ao tempo para criar laços de confiança.
Esteja receptivo a propostas para almoço, beber um café ou mesmo uma ida ao cinema depois do trabalho. Poderá aproveitar para conhecer um pouco melhor, e fora do ambiente habitual, aqueles com que está todos os dias.
Não perca os eventos sociais da empresa: festas de natal, almoços, aniversários ou mesmo conferências e eventos de team building são uma oportunidade fantástica para aproximar as pessoas.
Aproveite para se aproximar daquelas pessoas que estão geralmente mais isoladas e não se misturam muito com o resto da equipa. Sejam colaboradores recentes ou com um tipo de funções mais autónomas, estas estarão naturalmente mais receptivas a novos contactos.
Mantenha o formalismo. Apesar das relações de proximidade entre colegas poder crescer nunca deixe de “separar as águas” e, dentro do trabalho, manter o profissionalismo habitual.
Não personalize nem abuse da confiança. “Amigos amigos, negócios à parte”. Saiba separar a parte pessoal das questões profissionais.
Seja cooperante e não competitivo. Não espere aceitação dos seus pares se está constantemente em disputa directa pelo melhor desempenho. Saiba trabalhar em equipa e dar o seu melhor pelo grupo sem necessidade de permanente relevo individual.
Não deixe questões por resolver. Ainda que pequenos, desentendimentos mal resolvidos podem ser fatais para o desenvolvimento duma amizade. Saiba resolver os conflitos com diplomacia eliminando os riscos de criar uma “guerra fria” no local de trabalho.
Seja compreensivo. A regra base de qualquer relação interpessoal é a compreensão mútua. Saber ouvir, interessar-se e, acima de tudo, saber colocar-se no lugar dos outros, sempre que necessário.
Dê o seu melhor. Muitas vezes queixamo-nos da falta de receptividade dos outros sem olharmos primeiro para nós próprios e sem analisar o que poderíamos fazer melhor.
Seja simpático, cooperante e agradável com todos os que o rodeiam. Verá que rapidamente ganhará o respeito e a amizade que ambiciona por parte dos seus colegas mais próximos.
Comunique, interaja. Seja uma troca de impressões por questões de trabalho, um “bom dia” no corredor ou a conversa banal que acompanha o

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